HSEOne — Digital K3 Management System

Ekosistem Digital K3

Modul PDCA Terintegrasi

Seluruh aktivitas K3 terkelola dalam satu platform, mengikuti siklus PDCA sesuai standar ISO 45001:2018.

Plan

Risk & Strategy

Target & Sasaran K3

🎯 Target & Sasaran K3

Plan · ISO 45001 Kl. 6.2

Tetapkan, pantau, dan evaluasi target keselamatan kerja digital. Setiap sasaran dilengkapi KPI, PIC, dan deadline pencapaian terukur.

Penetapan target K3 tahunan & bulanan berbasis data historis

Dashboard progress pencapaian target secara real-time

Notifikasi otomatis jika target terancam tidak tercapai

Dokumentasi sasaran sesuai persyaratan ISO 45001:2018

Export laporan target untuk Management Review

Program K3

📅 Program K3

Plan · Perencanaan Strategis

Manajemen program kerja K3: penjadwalan, alokasi sumber daya, dan tracking pelaksanaan sepanjang tahun berbasis risiko.

Pembuatan & penjadwalan program K3 tahunan

Alokasi anggaran dan sumber daya per program

Tracking status: belum mulai → berjalan → selesai

Integrasi dengan modul HIRADC dan Target K3

Laporan realisasi program vs rencana otomatis

JSA (Job Safety Analysis)

🛡️ Job Safety Analysis

Plan · Analisis Keselamatan Pekerjaan

Buat, simpan, dan distribusikan JSA digital ke pekerja sebelum pekerjaan berisiko tinggi dimulai. Terintegrasi penuh dengan Permit to Work.

Template JSA per jenis pekerjaan & area kerja

Identifikasi bahaya step-by-step secara digital

Penentuan pengendalian & APD yang diperlukan

Tanda tangan digital pekerja & supervisor online

Arsip JSA terstruktur dan mudah dicari kembali

HIRADC

⚠️ HIRADC

Plan · Hazard ID, Risk Assessment & Determining Control

Identifikasi bahaya & penilaian risiko K3 secara digital. Penuhi persyaratan ISO 45001 Klausul 6.1 perencanaan risiko dan peluang.

Identifikasi bahaya per aktivitas, lokasi & kondisi kerja

Penilaian risiko: matrix kemungkinan × keparahan

Hierarki pengendalian (eliminasi hingga APD)

Residual risk assessment pasca pengendalian

Heat map risiko untuk visualisasi area prioritas

Context & Stakeholder

🏢 Context & Stakeholder Analysis

Plan · ISO 45001 Kl. 4.1 & 4.2

Dokumentasikan konteks organisasi dan analisis pemangku kepentingan sesuai ISO 45001 Klausul 4 secara terstruktur dan mudah diperbarui.

Analisis faktor internal & eksternal (SWOT/PESTLE)

Pemetaan stakeholder: kepentingan & harapan mereka

Dokumentasi persyaratan hukum & regulasi berlaku

Pembaruan konteks organisasi secara berkala

Link ke persyaratan compliance & program K3

Operational Control

Manajemen APD

🦺 Manajemen APD

Do · Alat Pelindung Diri

Pengelolaan APD menyeluruh dari pengadaan, distribusi, pemantauan kondisi, hingga pemusnahan APD tidak layak pakai.

Inventaris APD per jenis, ukuran, dan kondisi

Distribusi ke karyawan dengan tanda terima digital

Notifikasi masa kadaluarsa & jadwal penggantian

Tracking peminjaman APD tamu & kontraktor

Laporan kepatuhan penggunaan APD per area kerja

Permit to Work (PTW)

🔑 Permit to Work

Do · Izin Kerja Formal

Sistem izin kerja digital untuk pekerjaan berisiko tinggi: hot work, confined space, ketinggian, dan pekerjaan listrik tegangan tinggi.

Template PTW multi-tipe sesuai jenis bahaya pekerjaan

Alur approval bertingkat supervisor → safety → manager

Checklist pra-kerja wajib sebelum izin aktif terbit

QR code PTW untuk verifikasi di lapangan real-time

Log histori seluruh PTW untuk keperluan audit

Inspeksi K3

🔍 Inspeksi K3

Do · Pemeriksaan Lapangan

Modul inspeksi lapangan digital berbasis mobile. Lakukan inspeksi, dokumentasi temuan dengan foto, dan tetapkan CAPA langsung dari smartphone.

Checklist inspeksi digital dikustomisasi per area

Foto bukti temuan langsung dari aplikasi mobile

Scoring kepatuhan per kategori inspeksi otomatis

Penugasan temuan ke PIC dengan batas waktu jelas

Laporan rekap inspeksi & tren temuan per area

Emergency Response

🚨 Emergency Response

Do · Tanggap Darurat

Sistem manajemen tanggap darurat terintegrasi untuk kesiapsiagaan menghadapi berbagai skenario kedaruratan di tempat kerja.

Prosedur tanggap darurat per skenario (kebakaran, B3, gempa)

Daftar tim darurat & kontak yang selalu update

Penjadwalan & pencatatan hasil drill/simulasi darurat

Peta evakuasi digital yang bisa diakses semua karyawan

Laporan pasca-insiden darurat dan evaluasi respon tim

Manajemen P3K

➕ Inspeksi & Manajemen P3K

Do · Pertolongan Pertama pada Kecelakaan

Pengelolaan kotak P3K, kualifikasi petugas P3K, dan pencatatan penggunaan perlengkapan pertolongan pertama di seluruh area kerja.

Inventarisasi kotak P3K per lokasi dengan isi & kondisinya

Jadwal pemeriksaan rutin kotak P3K digital

Notifikasi item P3K yang habis atau kadaluarsa

Database petugas P3K bersertifikat & masa berlakunya

Laporan kecukupan P3K sesuai rasio tenaga kerja

Safety Talk

💬 Safety Talk

Do · Komunikasi K3 Harian

Platform digital untuk perencanaan, pelaksanaan, dan dokumentasi Safety Talk / toolbox meeting harian sebelum pekerjaan dimulai.

Library topik Safety Talk berbasis risiko aktual

Absensi peserta dengan tanda tangan digital

Simpan materi presentasi atau video safety talk

Jadwal rotasi topik agar tidak berulang tiap hari

Statistik partisipasi per departemen & supervisor

Check

Monitoring

Audit Internal

🏛️ Audit Internal

Act · ISO 45001 Kl. 9.2

Platform manajemen audit internal K3 komprehensif: dari perencanaan, pelaksanaan, dokumentasi temuan, hingga pelaporan ke manajemen puncak.

Program audit tahunan berbasis risiko per klausul ISO

Checklist audit digital yang dikustomisasi auditor

Pencatatan temuan (NC, OFI) dengan bukti objektif

Laporan audit dengan ringkasan eksekutif otomatis

Tracking tindak lanjut temuan audit hingga closed

Management Review

👔 Management Review

Act · ISO 45001 Kl. 9.3

Persiapkan, laksanakan, dan dokumentasikan Tinjauan Manajemen sesuai klausul 9.3 ISO 45001 secara terstruktur dan efisien.

Agenda tinjauan berbasis input wajib ISO 45001

Pengumpulan data input otomatis dari semua modul

Dokumentasi keputusan & penugasan hasil review

Tracking tindak lanjut keputusan review sebelumnya

Notulen digital bisa ditandatangani secara elektronik

Medical Check-Up

🏥 Medical Check-Up

Do · Kesehatan Kerja

Sistem manajemen pemeriksaan kesehatan karyawan: penjadwalan, tracking hasil MCU, dan pemantauan status kesehatan tenaga kerja.

Penjadwalan MCU: awal kerja, tahunan, pasca sakit

Rekam hasil MCU per individu secara terenkripsi

Identifikasi penyakit akibat kerja (PAK) dari tren data

Notifikasi karyawan & HRD untuk MCU jatuh tempo

Laporan status kesehatan agregat untuk pelaporan

Keluhan Pelanggan

😟 Keluhan Pelanggan

Check · Monitoring Kepuasan

Sistem pencatatan, penanganan, dan pelaporan keluhan pelanggan terkait K3 dan kualitas layanan. Setiap keluhan ditindaklanjuti terstruktur.

Form penerimaan keluhan multi-channel (online, email, langsung)

Kategorisasi: keselamatan, lingkungan, kualitas, layanan

Alur eskalasi dan penugasan penanganan ke PIC

Tracking: diterima → diproses → ditanggapi → closed

Laporan rekap keluhan & tingkat kepuasan penanganan

KPI Performance

📊 KPI Performance

Check · Pemantauan Kinerja K3

Dashboard monitoring KPI K3 real-time. Visualisasikan pencapaian kinerja keselamatan dalam bentuk grafik dan scorecard yang mudah dibaca.

KPI lagging: LTIFR, TRIFR, severity rate, frequency rate

KPI leading: inspeksi, safety talk, pelatihan, PTW

Dashboard scorecard per departemen, site & korporat

Grafik tren KPI bulanan & perbandingan target

Export laporan KPI untuk Management Review

Trend & Laporan Kecelakaan

📈 Trend & Laporan Kecelakaan

Check · Investigasi Insiden

Sistem pelaporan insiden dan analisis tren kecelakaan kerja komprehensif. Dari near-miss hingga fatality, semua terrekam dan dianalisis.

Pelaporan insiden digital: near-miss, first aid, LTI, fatality

Form investigasi dengan metode 5-Why & Fishbone

Klasifikasi penyebab dasar dan penyebab langsung

Analisis tren per lokasi, jenis pekerjaan, waktu kejadian

Laporan resmi sesuai format wajib Kemenaker

Environmental Monitoring

🌿 Environmental Monitoring

Check · Pemantauan Lingkungan Kerja

Pemantauan kondisi lingkungan kerja untuk memastikan keselamatan pekerja dari paparan fisik, kimia, dan biologi sesuai NAB berlaku.

Pencatatan: kebisingan, pencahayaan, suhu, kelembapan

Monitoring paparan debu, gas, dan B3 berbahaya

Perbandingan hasil dengan NAB Permenaker

Penjadwalan pengukuran periodik Ahli Higienis Industri

Alert otomatis jika pengukuran melampaui batas aman

Act

Audit & Improvement

Temuan & Rekomendasi

📋 Temuan & Rekomendasi

Act · Pengelolaan Temuan

Sistem terpadu mengelola seluruh temuan dari inspeksi, audit, dan investigasi insiden, serta memantau status implementasi rekomendasinya.

Konsolidasi temuan dari berbagai sumber ke satu platform

Klasifikasi: major, minor, observasi, peluang perbaikan

Penugasan PIC dengan batas waktu perbaikan yang jelas

Upload foto bukti perbaikan sebelum temuan closed

Dashboard aging temuan & rekap status per departemen

RCA (Root Cause Analysis)

New

🔬 Root Cause Analysis (RCA)

Act · Analisis Akar Masalah · New

Modul investigasi mendalam untuk mengidentifikasi akar penyebab insiden, ketidaksesuaian, dan near-miss dengan berbagai metode analisis terstandar.

5-Why: penelusuran kausal berlapis secara interaktif

Fishbone (Ishikawa): Man, Machine, Method, Material, Env

Fault Tree Analysis (FTA) untuk insiden kompleks

Integrasi langsung dengan Laporan Kecelakaan & CAPA

Timeline kronologi kejadian berbasis fakta & bukti objektif

Laporan RCA terformat siap presentasi ke manajemen

CAPA System

🔧 CAPA System

Act · Corrective & Preventive Action

Sistem CAPA terpadu untuk memastikan setiap ketidaksesuaian diselesaikan tuntas dan tindakan pencegahan diterapkan agar tidak terulang.

Buka CAPA dari audit, inspeksi, insiden & keluhan

Integrasi penuh dengan modul RCA untuk akar masalah

Rencana tindakan korektif & preventif dengan timeline

Verifikasi efektivitas tindakan pasca implementasi

Eskalasi otomatis ke manajemen jika CAPA terlambat

Dashboard: open → in progress → verified → closed

Compliance & Legal

Pastikan perusahaan Anda selalu patuh terhadap regulasi dan perundangan K3 yang berlaku.

Sertifikasi Alat

🏅 Sertifikasi Alat

Compliance · Riksa Uji Peralatan

Manajemen sertifikasi & riksa uji seluruh peralatan wajib sesuai regulasi Kemenaker RI.

Database wajib riksa uji: crane, PV, forklift, lift

Tracking masa berlaku sertifikat: notifikasi H-30 & H-7

Jadwal pengajuan riksa uji ke lembaga berwenang

Penyimpanan sertifikat digital mudah diakses kapanpun

Laporan status kepatuhan alat per area & jenisnya

Training K3

🎓 Training K3

Compliance · Kompetensi & Pelatihan

Sistem manajemen pelatihan K3 untuk memastikan tenaga kerja memiliki kompetensi sesuai risiko pekerjaan dan regulasi berlaku.

Matriks kebutuhan pelatihan K3 per jabatan & area

Tracking: SKP Ahli K3, Operator, First Aider

Notifikasi masa berlaku sertifikat hampir habis

Penjadwalan pelatihan internal & eksternal

Evaluasi efektivitas (pre-test & post-test digital)

Dokumen Legal

⚖️ Dokumen Legal

Compliance · Kepatuhan Regulasi

Repositori terpusat seluruh dokumen perizinan, peraturan, dan kewajiban hukum K3. Tidak ada izin yang terlewat atau kadaluarsa.

Simpan: SILO, izin lingkungan, IMB, SIUP & lainnya

Tracking masa berlaku izin & notifikasi perpanjangan

Evaluasi pemenuhan persyaratan perundangan berkala

Compliance register siap audit untuk sertifikasi ISO